사회 초년생을 위한 엑셀 입문 : 꼭 알아야 할 기초 함수 5가지

일 잘하는 신입이 되는 가장 쉬운 길, 엑셀의 작은 마법부터

“이번 달 회식비랑 교통비, 복리후생비 다 더해서 총합 좀 내줘.”
처음엔 그냥 셀에 숫자 몇 개 써 넣으면 될 줄 알았던 엑셀.
하지만 어느 순간, 업무의 반은 스프레드시트 위에서 돌아가고 있다는 걸 알게 됩니다.

👩‍💼 회계 정리, 팀원 업무 시간 확인, 출퇴근 기록표 정리,
👨‍💻 성과 지표 계산, 응답 통계 집계, 프로젝트 비용 정리까지…

그 모든 과정의 중심에는 엑셀 함수라는 든든한 조력자가 있어요.
오늘은 사회 초년생이 반드시 알아야 할 기초 함수 다섯 가지를 실제 업무 예시와 함께 찬찬히 소개해드릴게요.

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1. SUM – 숫자들의 합, 이건 마치 계산기의 마음

엑셀에서 가장 먼저 배우게 되는 함수, SUM.
우리가 흔히 "이거 그냥 더하면 되는 거 아냐?"라고 생각하는 그 기능이에요.
하지만 업무 속에서는 예산 합산, 급여 정리, 회계 계산 등 수없이 많이 등장하죠.

이런 상황, 많죠? 💼

“이번 달 총 지출이 얼마야?”
“부서별 경비를 합쳐서 본부별 합계도 낼 수 있어?”

사용법 🧪

=SUM(B2:B10)

→ B2부터 B10까지 셀에 있는 숫자들을 모두 더해요.

실무에서의 활용 예시 ✨

• 월별 회계 정산
• 직원 별 근무 시간 누적
• 출장비, 교통비 등 지출 합계
• 부서별 성과 지표 총합

실무 꿀팁 🪄

• Alt + = 단축키로 SUM 자동 입력!
• 셀을 추가해도 자동 반영되어 수정이 적고 오류가 적음
• 마우스로 숫자 셀 범위를 잡으면 하단 상태창에 자동 합계 표시

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2. AVERAGE – 평균은 숫자의 온도계

평균이란 건 숫자의 마음을 읽는 온도계 같아요. '전체적으로 어떨까?'라는 감각을 주죠.

이런 상황, 많죠? 💼

“고객 만족도 평균이 몇 점이야?”
“이번 달 업무 처리 속도는 지난달보다 빨라졌을까?”

사용법 🧪

=AVERAGE(C2:C10)

→ C2부터 C10까지의 평균 값을 계산해줍니다.

실무에서의 활용 예시 ✨

• 성과 평가 평균 점수
• 설문조사 응답 평균
• 월별 처리 건수 평균
• 고객 피드백 스코어 분석

실무 꿀팁 🪄

• 소수점 자리 제한은 ROUND와 함께 사용
  =ROUND(AVERAGE(C2:C10), 1)
• 빈 셀이나 텍스트는 무시됨 → 불필요한 오류 예방

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3. MAX, MIN – 최고와 최저 사이, 데이터의 드라마

숫자들 사이에서 누가 최고이고 누가 최저인지 알려주는 함수들이죠. 성과 비교, 문제 항목 식별에 자주 쓰입니다.

이런 상황, 많죠? 💼

“이번 달 최고 실적은 누구지?”
“가장 늦게 들어온 시간은 언제였어?”

사용법 🧪

=MAX(D2:D10) =MIN(D2:D10)

→ 가장 큰 값과 가장 작은 값을 각각 반환합니다.

실무에서의 활용 예시 ✨

• 최고 매출, 최저 매출 비교
• 최고 점수와 최저 점수 확인
• 일간 최대 방문자 수
• 가장 늦은 출근 시간 파악

실무 꿀팁 🪄

• 조건문과 함께 쓰면 자동 태그 가능!
  =IF(D2=MAX(D2:D10), "최고", "")
• 그래프와 함께 쓰면 가장 눈에 띄는 포인트를 강조할 수 있어요.

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📌 4. COUNT, COUNTA – 얼마나 많은가요?

데이터의 양을 파악하는 것도 굉장히 중요하죠.
단순히 숫자를 더하는 것이 아니라, '몇 개 있는지'를 세는 기능입니다.

이런 상황, 많죠? 💼

“설문에 응답한 사람 수가 몇 명이지?”
“누가 보고서 냈고, 누가 안 냈지?”

사용법 🧪

=COUNT(E2:E100) → 숫자가 입력된 셀 개수
=COUNTA(E2:E100) → 비어있지 않은 셀 개수

실무에서의 활용 예시 ✨

• 제출된 보고서 개수
• 응답자 수 계산
• 작성된 문서 항목 수
• 누락 여부 확인

실무 꿀팁 🪄

• COUNTA는 텍스트도 포함!
  → 전화번호, 이름 등 숫자가 아닌 정보도 세고 싶을 때 사용

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5. TEXT – 숫자에게 말투를 선물해보세요

날짜나 숫자를 사람이 읽기 좋게, 보기 좋은 형식으로 바꾸는 함수입니다. 보고서용 표를 꾸밀 때 필수!

이런 상황, 많죠? 💼

“날짜를 ‘2025년 4월 5일’처럼 표기하고 싶어.”
“숫자에 ₩기호 붙이고, 자릿수마다 쉼표 넣고 싶어.”

사용법 🧪

=TEXT(TODAY(), "yyyy년 mm월 dd일") =TEXT(1234567, "₩#,##0")

실무에서의 활용 예시 ✨

• 날짜 형식 변경 (예: 2025.04.05 → 2025년 4월 5일)
• 숫자에 통화 기호 붙이기 (₩, $, € 등)
• 우편번호 등 자릿수 강제 고정 (00000)
• 코드 통일 및 문서 꾸미기

실무 꿀팁 🪄

• 다양한 형식 문자열 사용 가능!
  • "00" → 두 자리 강제 표시 (예: 07)
  • "#,##0" → 천 단위 구분 쉼표
  • "yyyy/mm/dd" → 날짜 깔끔하게 표기

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마무리 한 줄 – 처음부터 완벽할 필요는 없어요

엑셀은 누군가를 감탄시키기 위한 기술이 아니라, 나를 돕는 따뜻한 도구예요.

처음엔 어려워 보일 수 있지만, 하나씩 익혀 나가다 보면 엑셀이라는 도구가 더 이상 벽이 아니라, 든든한 내 편이 되어줄 거예요.

그리고 오늘 소개한 다섯 가지 함수는, 그 여정을 시작하는 데 꼭 필요한 '첫 지도'랍니다.

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다음 편에서는
조건에 따라 결과가 달라지는 IF 함수,
데이터를 꺼내오는 검색 마법 VLOOKUP 함수를 따뜻하고 실용적으로 풀어드릴게요!

 

 

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